How to write Invoice and Packing List
Senior CatSenior Cat

В этот раз давайте рассмотрим, как подготовить коммерческий инвойс и упаковочный лист для международной торговли.


Что такое коммерческий инвойс и упаковочный лист?

Возможно, Вы знаете, что они являются необходимыми документами для экспорта груза и документами, которые необходимо предоставить экспедитору или таможенному брокеру для импорта груза.

Давайте посмотрим на их функции.

Во-первых, давайте рассмотрим роль коммерческого инвойса. Вы могли обращать внимание, что этот документ также предоставляется Вам при покупке товара в интернет-магазине.

В международной торговле есть коммерческий инвойс определенного формата.


В торговле коммерческий инвойс используется для проверки груза, отправляемого на экспорт или импорт, а также для расчета суммы таможенных платежей, которую должен оплатить Импортёр.

Его можно было бы также назвать «листом купленных товаров» или «накладной». В соответствии с таможенным законодательством этот документ будет необходим для всех без исключения экспортных и импортных операций.

Во-вторых, давайте посмотрим на роль упаковочного листа.

В торговле упаковочный лист используется для проверки объема груза при импорте и экспорте, как груз упакован и какая маркировка на него нанесена.

Поэтому, не думайте, что это просто список купленных товаров или накладная. Важно, чтобы информация была корректной и понятной.

Никогда нельзя занижать стоимость товара с целью заплатить меньше таможенных платежей или указывать меньший объём, чтобы снизить стоимость доставки.

Даже если экспедитор и таможенный брокер этого не заметят, это будет выявлено после проверки таможенным органом и Вам будет необходимо доплатить более высокую ставку пошлины.

Это может быть также выявлено при погрузке на борт судна или самолёта, что может привести к отмене экспорта, увеличению затрат и времени на забор груза, а также отмене отправки.

Чтобы этого избежать, необходимо правильно заполнять эти важные документы.

У Вас может возникнуть вопрос, где взять шаблон такого документа. Но определенного шаблона коммерческого инвойса и упаковочного листа нет.

Если Вам необходимо его создать, Вы можете воспользоваться услугами нашей компании. Ссылку на шаблоны Вы можете найти в описании к этому видео.

Давайте разберёмся, как заполнить коммерческий инвойс.

Коммерческий инвойс должен содержать такую информацию, как наименование Экспортера и Импортера, наименование товара, общую стоимость, а также номер контейнера или номер рейса.

Обычно он заполняется на английском языке. Коммерческий инвойс выступает как дополнение к другим документам, которые необходимы для экспорта и импорта.

Поэтому важно, чтобы коммерческий инвойс можно было легко прочитать и понять. Кроме того, его необходимо заполнять четко и подробно.

Теперь разрешите объяснить основные элементы.

Напишите наименование компании-экспортёра (грузоотправителя), его адрес, номер телефона и факс.
В таком же формате укажите наименование компании-импортёра (грузополучателя), его адрес, номер телефона и факс. Правил по нумерации коммерческого инвойса нет, поэтому Вы можете использовать любой формат.

Будет полезно иметь определенное правило, например, присваивать его по номеру заказа, датам, стране отправителя или сокращённому наименованию компании.

Вам необходимо указать наименование порта или аэропорта назначения и страну назначения. Номер рейса или контейнера и судна, а также дата отправки должны быть также указаны.

Если Вы пользуетесь услугами брокера и не уверены в этой информации, пожалуйста, проконсультируйтесь с ним. Условия поставки должны быть также прописаны.

У Вас не должно возникнуть никаких проблем, если Вы используете условия поставки ИНКОТЕРМС.
Например, Вы можете указать CIF Токио или FOB Шанхай.

Также нет никаких правил для транспортной маркировки, Вы можете выбрать свой собственный формат.
Обычно указывается наименование компании, место назначения, номер коробки и страна изготовления или страна-экспортёр.

Now, let’s take a look at the most important part, detail of the cargo. Write the importing and exporting product name of the cargo, quantity, individual value and total value.

A customs broker will decide the tariff code by looking at the product name, so it is important to write the information clearly and in detail.

Please add the trade term. We often see T/T on the customer’s invoice. Finally, the signature of person in charge will be required. Some countries do not accept the invoice without the signature.

Теперь давайте посмотрим на самый важный элемент — груз. Укажите наименование импортируемого или экспортируемого груза, его количество и стоимость.

Таможенный брокер определит код ТНВЭД на основании описания товара, поэтому важно указать информацию четко и подробно. Также, пожалуйста, указывайте условия поставки.

Наконец, потребуется подпись ответственного лица. Некоторые страны не принимают коммерческий инвойс без подписи.

Если количество коробок и общее количество товара в них указаны в упаковочном листе, это обеспечит более четкий ход процесса в случае досмотра груза.

На практике, в отличие от коммерческого инвойса, который обязательно необходим, упаковочный лист Вам не требуется, если другие документы включают общее количество и вес груза.

Поэтому, если у Вас не большой объём груза, Вы можете объединить коммерческий инвойс и упаковочный лист.

Но важно отметить, что упаковочный лист в любом случае является важным документом для отслеживания груза и полезен в случае потери груза в месте назначения.

Я надеюсь, что теперь Вы сможете четко и корректно заполнить упаковочный лист.

Теперь Вы знаете, как заполнить коммерческий инвойс и упаковочный лист. Эти документы не трудно составить, как только Вы к этому привыкнете.
После того как Вы определились с шаблоном, который планируете использовать, Вам просто необходимо заполнить его нужной информацией.

Возможно, я повторюсь, но очень важно составить коммерческий инвойс и упаковочный лист подробно, корректно и четко. Если Вы запомните эти три ключевых момента, то у Вас будет налажен процесс.