วิธีการเขียนเอกสาร “INVOICE” และ “PACKING LIST” ในการซื้อขายสินค้า

บทความนี้ อธิบายวิธีการเขียนเอกสาร “INVOICE” และ “PACKING LIST” ในการซื้อขายสินค้าโลจิสติกส์

เอกสาร “INVOICE” และ “PACKING LIST” คืออะไร ?

การนำเข้าและส่งออกสินค้าในปัจจุบัน จำเป็นจะต้องมีเอกสารต่าง ๆ สำหรับการดำเนินการในหลาย ๆ ภาคส่วน
ไม่ว่าจะเป็นกรมศุลกากร ท่าเรือ และอีกมากมาย

เรามาดูกันว่าเอกสารใดบ้างที่คนทำธุรกิจ จำเป็นต้องรู้

“INVOICE” คืออะไร ? เป็นเอกสารใบแจ้งหนี้ที่มาพร้อมกับสินค้า เป็นรายการแยกประเภทสินค้าที่ขายหรือให้บริการ พร้อมกับจำนวนเงินที่ต้องชำระ

“INVOICE” เป็นเอกสารสำคัญที่ผู้ส่งออก ต้องออกให้ผู้นำเข้า เพื่อใช้สำหรับคำนวณภาษีในประเทศนำเข้าสินค้า

หรือ เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดของสินค้า และต้องใช้เอกสารนี้เพื่อออกของกับกรมศุลกากร โดยไม่มีข้อยกเว้น

ลำดับต่อไปคือ “PACKING LIST”

“PACKING LIST” คือ ใบรายการบรรจุหีบห่อ เป็นเอกสารที่ระบุว่า สินค้ามีการบรรจุมาอย่างไร พร้อมทั้งบอก ปริมาณ ขนาด และน้ำหนักสินค้าในแต่ละกล่อง

คำแนะนำในการทำเอกสารเอกสารเหล่านี้เป็นเพียงเอกสารทั่วไปที่ต้องรู้ เรียกว่าเป็นพื้นฐานที่สำคัญ ซึ่งพื้นฐานพวกนี้จำเป็นอย่างมากเพราะใช้กันตลอด ดังนั้นจึงต้องตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง

ในการระบุราคาสินค้า ควรระบุสินค้าตามราคาจริง และไม่ควรเขียนราคาที่ต่ำกว่า เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายภาษี

การจ่ายภาษีนำเข้า ด่านศุลกากรจะแจ้งอัตราภาษีที่จะต้องชำระหลังจากตรวจสอบสินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว
โดยทาง Freight Forwarder อาจจะแจ้งหรือไม่แจ้งค่าภาษีให้ทราบก่อนล่วงหน้า

หรือในกรณีที่น้ำหนักในเอกสารกับน้ำหนักสินค้าจริง ไม่ตรงกัน จะทำให้สินค้าถูกยกเลิกการส่งออก หรือถูกเลื่อนออกไป และจะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
ดังนั้นควรจะให้ความสำคัญกับรายละเอียดทุกจุด

ตัวอย่างในการทำ “INVOICE” และ “PACKING LIST”.

ในการทำ INVOICE” และ “PACKING LIST”. จะไม่มีรูปแบบที่ตายตัว ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัทว่าต้องการให้ออกมาในลักษณะใด หรือสามารถดาวน์โหลดรูปแบบของบริษัทเราได้ตามลิงค์ข้างล่าง

ต่อไป คือวิธีการเขียน “INVOICE”
เอกสาร “INVOICE” จะประกอบไปด้วยข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้

ชื่อผู้ส่งออก/ผู้นำเข้า รายละเอียดของสินค้า, ชื่อสินค้า, ปริมาณ, ราคา, ชื่อเรือหรือเที่ยวบิน

ข้อมูลเหล่านี้จะถูกเขียนเป็นภาษาอังกฤษ ดังนั้น ควรเขียนให้อ่านแล้วเข้าใจง่าย และต้องตรวจสอบรายละเอียดให้ถูกต้องเสมอ

ข้อมูลพื้นฐานในเอกสาร

สิ่งที่สำคัญในเอกสาร คือ ข้อมูลของผู้ส่งออกและลูกค้า ระบุชื่อผู้ส่งออก ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์และเบอร์แฟ็กซ์
และจะต้องระบุชื่อผู้นำเข้าหรือชื่อลูกค้า ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์และเบอร์แฟ็กซ์

สำหรับการระบุเลขที่ INVOICE สามารถจัดอยู่ในรูปแบบใดก็ได้
หรือสามารถระบุเป็นลำดับตัวเลข วันที่ ประเทศของผู้ส่งออก หรือ ชื่อย่อของบริษัท

จากประสบการณ์ของบริษัทเรา จะใช้วันที่ระบุเป็นเลขที่ INVOICE

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเรือและเลขที่เที่ยวบิน ระบุชื่อของท่าเรือ สนามบิน ชื่อประเทศปลายทาง เลขที่เที่ยวบินหรือชื่อเรือ และวันที่ออกเดินทาง

การระบุเงื่อนไขการขนส่งสินค้า ระบุเทอมในการขนส่งสินค้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาต่าง ๆ ในการขนส่งสินค้า

เช่น เงื่อนไข CIF TOKYO และ FOB SHANGHAI

สำหรับการเขียนเครื่องหมายและเลขหมายหีบห่อ สามารถระบุเป็นชื่อบริษัท ปลายทาง ข้อความ สัญลักษณ์หรือตัวเลข
ซึ่งสามารถระบุเป็นรูปแบบใดก็ได้

ส่วนที่สำคัญที่สุด คือ รายละเอียดของสินค้า

จะต้องระบุสถานที่นำเข้า/สถานที่ส่งออก ชื่อสินค้า ปริมาณ ราคาของสินค้าแต่ละรายการ และราคารวมทั้งหมดของสินค้า

เจ้าที่ศุลกากรจะทำหน้าที่ระบุพิกัดจากชื่อสินค้า ดังนั้นควรระบุรายละเอียดทุกอย่างให้ชัดเจน

วิธีการเขียน PACKING LIST

ในการเขียน “PACKING LIST” จะไม่แตกต่างจากการเขียน “INVOICE”. มากนัก จึงสามารถใช้รูปแบบเดียวกันได้
แต่จะแตกต่างกันที่รายละเอียดของสินค้า

“PACKING LIST” จะระบุขนาดและน้ำหนักของสินค้า ทั้งก่อนและหลังบรรจุหีบห่อ ซึ่งจะไม่รวมราคาสินค้าแต่ละชนิดและราคาของสินค้าทั้งหมด

กรณีที่จำนวนหีบห่อและจำนวนของสินค้าทั้งหมด รวมอยู่ใน PACKING LIST จะทำให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบสินค้าได้อย่างราบรื่นขึ้น

เราสามารถรวมเอกสาร “INVOICE” และ“PACKING LIST” ด้วยกันได้ เพียงแค่ระบุปริมาณและน้ำหนักของสินค้าลงใน “INVOICE”

แต่หากมีเอกสาร “PACKING LIST” เป็นเอกสารที่จำเป็นในการจัดการสินค้า ควรต้องเก็บเอกสารนี้ไว้ให้ดี

เพราะหากเอกสารหายจะระบุสินค้าได้ยากมากจนเกิดความยุ่งยากและเสียเวลา

การนำเข้าและส่งออกสินค้าในปัจจุบัน จำเป็นจะต้องมีเอกสารต่าง ๆ สำหรับการดำเนินการ

การทำเอกสาร “INVOICE” และ “PACKING LIST” เป็นสิ่งที่จำเป็นและต้องตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียด

และเป็นเอกสารที่คนทำธุรกิจต้องเรียนรู้เพราะพื้นฐานนี้จำเป็นอย่างมากและเอกสารเหล่านี้จะใช้กันสม่ำเสมอ หากเราเข้าใจแล้วจะดำเนินธุรกิจและทำงานได้อย่างง่ายขึ้น