บทความนี้ อธิบายเกี่ยวกับ วิธีการเขียนเอกสาร “INVOICE” และ “PACKING LIST” ในการซื้อขายสินค้า
เอกสาร “INVOICE” และ “PACKING LIST” คืออะไร ?
การนำเข้าและส่งออกสินค้าในปัจจุบัน จำเป็นจะต้องมีเอกสารต่างๆ สำหรับการดำเนินการในหลายๆ ภาคส่วน ไม่ว่าจะเป็นกรมศุลกากร ท่าเรือ และอีกมากมาย
เรามาดูกันว่าเอกสารใดบ้างที่คนทำธุรกิจ จำเป็นต้องรู้
วิดีโอแอนนิเมชั่นเกี่ยวกับ Invoice และ Packing List
ネコ先輩 Invoice และ Packing List
เอกสาร “INVOICE”
อันดับแรก เอกสาร “INVOICE” คืออะไร
เป็นเอกสารใบแจ้งหนี้ที่มาพร้อมกับสินค้า เป็นรายการแยกประเภทสินค้าที่ขายหรือให้บริการ พร้อมกับจำนวนเงินที่ต้องชำระ
“INVOICE” เป็นเอกสารสำคัญที่ผู้ส่งออก ต้องออกให้ผู้นำเข้า เพื่อใช้สำหรับคำนวณภาษีในประเทศนำเข้าสินค้า
หรือ เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดของสินค้า
และต้องใช้เอกสารนี้เพื่อออกของกับกรมศุลกากร โดยไม่มีข้อยกเว้น
カモメ先輩 เป็นเอกสารที่สำคัญมาก
เอกสาร Packing List
ลำดับต่อไปคือ “PACKING LIST”
“PACKING LIST” คือ ใบรายการบรรจุหีบห่อ
เป็นเอกสารที่ระบุว่า สินค้ามีการบรรจุมาอย่างไร พร้อมทั้งบอก ปริมาณ ขนาด และน้ำหนักสินค้าในแต่ละกล่อง
เอกสารเหล่านี้เป็นเพียงเอกสารทั่วไปที่ต้องรู้ เรียกว่าเป็นพื้นฐาน ซึ่งพื้นฐานพวกนี้จำเป็นอย่างมากเพราะใช้กันตลอด ดังนั้นจึงต้องตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง
คำแนะนำในการทำเอกสาร
ในการระบุราคาสินค้า ควรระบุสินค้าตามราคาจริง และไม่ควรเขียนราคาที่ต่ำกว่า เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายภาษี
ในการจ่ายภาษีนำเข้า ด่านศุลกากรจะแจ้งอัตราภาษีที่จะต้องชำระหลังจากตรวจสอบสินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว โดยทาง freight forwarder อาจจะแจ้งหรือไม่แจ้งให้ทราบก่อนล่วงหน้า
หรือ ในกรณีที่น้ำหนักในเอกสารกับน้ำหนักสินค้าจริงไม่ตรงกัน อาจจะทำให้สินค้าถูกยกเลิกการส่งออก หรือถูกเลื่อนส่งออกไป ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
ネコ先輩・カモメ先輩 ]ต้องระบุรายละเอียดให้ชัดเจน
ดังนั้นควรให้ความสำคัญกับรายละเอียดทุกจุด
ตัวอย่าง เอกสาร Invoice และ Packing List
ในการทำ INVOICE” และ “PACKING LIST”. จะไม่มีรูปแบบที่ตายตัว ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัท
หรือสามารถดาวน์โหลดรูปแบบของบริษัทของเรา
The link to ดาวน์โหลด the templates is attached in the comment section.
วิธีการเขียน Invoice
ต่อไป คือ วิธีการทำ “INVOICE”
เอกสาร INVOICE จะประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นภาษาอังกฤษ ดังนี้
ผู้ส่งออก/ผู้นำเข้า รายละเอียดสินค้า ชื่อสินค้า ปริมาณ ราคา ชื่อเรือหรือเที่ยวบิน
ดังนั้น ควรจะออกแบบให้อ่านแล้วเข้าใจง่าย และต้องตรวจสอบรายละเอียดให้ถูกต้อง
จุดสำคัญในเอกสาร Invoice
ต่อไป คือ ข้อมูลพื้นฐานในการเขียน
ข้อมูลของผู้ส่งออกและลูกค้า
ระบุชื่อผู้ส่งออก ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์และเบอร์แฟ็กซ์
และระบุชื่อผู้นำเข้าหรือชื่อลูกค้า ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์และเบอร์แฟ็กซ์
การระบุเลข Invoice
สำหรับการเขียนเลขที่ invoice สามารถจัดรูปแบบใดก็ได้
จากประสบการณ์ของบริษัทเรา จะใช้วันที่ระบุเป็นเลขที่ invoice
หรือสามารถระบุเป็นลำดับตัวเลข วันที่ ประเทศของผู้ส่งออก หรือ ชื่อย่อของบริษัท
ข้อมูลเกี่ยวกับเรือและเลขที่เที่ยวบิน
ระบุชื่อของท่าเรือ สนามบิน และประเทศปลายทาง
และเลขที่เที่ยวบินหรือชื่อเรือ และวันที่ออกเดินทาง
เงื่อนไขการขนส่งสินค้า
ระบุเทอมในการขนส่งสินค้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญต่างๆ ในการขนส่งสินค้า
เช่น เงื่อนไข CIF TOKYO และ FOB SHANGHAI.
การเขียนเครื่องหมายและเลขหมายหีบห่อ สามารถระบุเป็นชื่อบริษัท ปลายทาง ข้อความ สัญลักษณ์ หรือตัวเลข
ซึ่งสามารถระบุแบบใดก็ได้
รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า
ต่อไป คือ รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า
จะต้องระบุ สถานที่นำเข้า ส่งออก ชื่อสินค้า ปริมาณ ราคาของสินค้าแต่ชนิดและราคาทั้งหมดของสินค้า
และเจ้าที่ศุลกากรจะระบุพิกัดสินค้าจากชื่อของสินค้า ดังนั้นจะต้องระบุรายละเอียดให้ชัดเจน
วิธีการเขียน Packing List
ต่อไป คือ วิธีการเขียน “PACKING LIST”.
ในการเขียน “PACKING LIST” จะไม่แตกต่างจาก “INVOICE”. มากนัก เราสามารถใช้รูปแบบเดียวกันได้
ネコ先輩 แตกต่างกันที่รายละเอียดของสินค้า
“PACKING LIST” จะระบุขนาดและน้ำหนักของสินค้า ทั้งก่อนและหลังบรรจุหีบห่อ ซึ่งจะไม่รวมราคาสินค้าแต่ละชนิดและราคาของสินค้าทั้งหมด
กรณีที่จำนวนหีบห่อและจำนวนของสินค้าทั้งหมด รวมอยู่ใน PACKING LIST จะทำให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบสินค้าได้อย่างราบรื่นขึ้น
การรวมเอกสาร Invoice และ Packing List
เราสามารถรวมเอกสาร “INVOICE” และ“PACKING LIST” ด้วยกันได้ เพียงแค่ระบุปริมาณและน้ำหนักของสินค้าลงใน“INVOICE”
แต่หากมีเอกสาร “PACKING LIST” เป็นเอกสารที่จำเป็นในการจัดการสินค้า ควรต้องเก็บเอกสารนี้ไว้ให้ดี
เพราะหากหายจะระบุสินค้าได้ยากมากจนเกิดความยุ่งยากและเสียเวลา
สรุป
การนำเข้าและส่งออกสินค้าในปัจจุบัน จำเป็นจะต้องมีเอกสารต่างๆ สำหรับการดำเนินการ
การทำเอกสาร “INVOICE” และ “PACKING LIST” เป็นสิ่งที่จำเป็นและต้องตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียด
และเป็นเอกสารที่คนทำธุรกิจต้องเรียนรู้เพราะพื้นฐานนี้จำเป็นอย่างมากและเอกสารเหล่านี้จะใช้กันสม่ำเสมอ
หากเราเข้าใจแล้วจะดำเนินธุรกิจและทำงานได้อย่างง่ายขึ้น
