InvoiceとPacking Listについて

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InvoiceとPacking Listについて！

InvoiceとPacking Listについて動画で解説

カモメ先輩

6分33秒の動画解説やで！　

今回のテーマは貿易におけるINVOICEとPACKING LISTの書き方について、分かりやすく解説していきたいと思います。

まず、そもそもINVOICEとPACKING LISTとは何でしょうか？

貨物を輸出するときには、必ず作らなければならない書類、輸入するときにはフォワーダーや通関業者へ提出しなければならない書類との認識を持っていらっしゃる方は多いと思います。

では実際にどのような役割があるかについて確認していきましょう。

INVOICEとは

まず最初にINVOICEの役割についてです。

INVOICEは日本語にすると「請求書」です。皆さんが通信販売などで商品を購入したときに商品とともに送られてくる請求書、それのことです。

貿易では、INVOICEを元に、どんなものが輸出入されているかの確認や、輸入国でいくら税金を払わなければならないかの計算がされます。

なので「仕入書」や「送り状」と訳したほうがしっくりくるかもしれません。
関税法上、輸出入の申告においてほぼ例外なく必要となる書類です。

PACKING LISTとは

続いてPACKING LISTの役割です。
こちらは日本語にすると「梱包明細書」です。

貿易ではPACKING LISTで、どの貨物がどれくらいの数量で輸出入されているのか、どのような荷姿で梱包されているのか、貨物にどのようなマークが付けられているのかなどの確認をします。

つまりどちらも貿易にとって、なくてはならない書類ということです。

なので、たかが仕入書や梱包明細書と思わず、正確な情報を明確に記載することが重要です。

間違っても、税金を安く済ませたいから商品の価格をわざと低く記載したり、運賃を節約するためにボリュームを小さめに記載したりすることはあってはならないことです。

もし仮に、フォワーダーや通関業者はうまくやり過ごせたとしても、税関の事後調査で指摘されて莫大な追徴課税を払うことになったり、船や飛行機に積載する段階になって判明して、輸出できなくなり、貨物の引き取りや船のキャンセルで余計なお金や時間がかかったりするのは目に見えています。

そういったことを防ぐためにも、貿易にとって大切なこれらの書類の書き方をしっかり覚えておきましょう。

「書き方の前に書式はどこにあるの？」という方もいらっしゃるかもしれませんが、INVOICEもPACKING LISTも特定のフォームはありません。

もし、１から作るという方がいらっしゃいましたら、弊社の使っているものをテンプレートとしてお使いください。概要欄からダウンロード出来るページへのリンクを貼っておきます。

それではまずINVOICEの書き方から解説します。

INVOICEの書き方

INVOICEには輸出入者情報に加えて、輸出入される物の品名・数量・金額、船やフライトの便名などの輸送情報などが主に記載されます。基本的には英語表記です。

そしてこのINVOICEが請求書としての役割にプラスして, 輸出入時の通関書類にもなるのです。つまりINVOICEを見ればその貿易の内容がわかるように作成することが重要です。

また、記入は、細かく, 正しく、わかりやすく、というのが大切です。

ここからは基本的な記載事項についてお話します。

輸出者の社名・住所・電話番号・FAX番号などを記載します。同じように輸入者の社名・住所・電話番号・FAX番号なども記載します。

インボイス番号の決め方に特に決まりはありませんので、任意の番号で構いません。連番にする、日付を利用する、送り先の国名や会社のイニシャルを入れる、などルール決めをしておくと便利でしょう。

今まで私が見てきた感じではやはり日付を利用されているパターンが多かったです。到着する港や空港の名前、国名も記載しておきます。

利用する飛行機や船の便名、出港日も記載します。業者に依頼していて不明な場合は確認しましょう。

貿易取引条件の明記も必要です。インコタームズで規定されている取引条件に沿って記載しておけば問題ないでしょう。CIF TOKYOやFOB SHANGHAIといった表現で大丈夫です。

シッピングマークも規定のものはありませんので任意で構いません。
オーソドックスなものは上から会社名、向け地、箱の番号、生産国もしくは輸出国名でしょうか。

そして重要な、貨物の明細についてです。
輸出入する貨物の品名、個数、単価、合計金額を記載します。

通関業者はこの品名を見て申告する税表番号を決めていきますので、わかりやすく, 詳しく書くことがポイントです。

できれば品名だけでなく材質や使用目的なども書いてあるとよいでしょう。材質ならWOODENやSTEEL、使用目的ならFOR CARなど書いてありますと通関業者はとても助かります。

支払条件はその貿易取引のものを正しく書いてください。電子送金決済を意味するT/Tなどが多いです。
最後に輸出者の名前と、担当者のサインを記入します。

近年はサイン入りのINVOICEでないと輸入申告ができない国も増えていますので、しかるべき担当者の方が忘れずにきっちりサインをするようにすると良いですね。以上がINVOICEの基本的な書き方になります。

PACKING LISTの書き方

続いてPACKING LISTの書き方です。

PACKING LISTの内容は実はINVOICEとほぼ変わりません。フォームも同じものを使っている会社がほとんどです。

違うところは、貨物の明細です。貨物の単価や合計金額ではなく、貨物の大きさや重さ、梱包前の重量と梱包後の重量などを記載します。

ケースの数や、どのケースに何が何個入っているかなども書かれていると、もし貨物が検査になったときにスムーズに進みます。

実務上の話をしますと、実はPACKING LISTは、ほぼ例外なく必要なINVOICEとは違い、他の書類などで貨物の個数重量がわかるような書類があれば、なくてもOKです。

なので、輸送する貨物が少ない場合は、INVOICEとPACKING LISTを一つにまとめてしまっても問題ありません。

もちろん、貨物の管理には大変有効な書類ですし、到着地で貨物が行方不明になってしまった場合にもPACKING LISTがあると役立ちます。

ぜひ正確でわかりやすいPACKING LISTの作成も心掛けて頂ければと思います。

まとめ

以上がINVOICEとPACKING LISTの書き方となりますがいかがでしたでしょうか。
慣れてしまえばそれほど難しい書類ではありません。

あらかじめフォーマットさえ決めてしまえば後は輸出入の都度、必要事項を書き換えるだけで作成することができるでしょう。

繰り返しになりますがINVOICEもPACKING LISTも細かく、正しく、わかりやすく、が重要です。
この３つのポイントを忘れずに作成すればスムーズな貿易取引が期待できるでしょう。

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飯野

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